Doorlichten secretariaten 

Steeds vaker doen organisaties een beroep op onze kennis, ervaring & netwerk. Inhoudelijke kennis (van de zorg of het onderwijs) binnen de context van het dagelijkse werk van de secretaresse blijkt waardevol!

Wij zetten onze kennis en expertise graag in om te komen tot een (bestuurs)secretariaat dat op professionele wijze optimale ondersteuning biedt.

Wanneer heb je ons nodig?

Als je denkt dat de secretariële ondersteuning beter kan. Op welk gebied, en hoe? Soms kun je er zelf de vinger niet op leggen. Soms ook wel, dan zie je dat er sprake is van ingesleten (werk)patronen, weinig efficiënte werkwijzen, verstoorde onderlinge verhoudingen of moeizame communicatie.

Hoe gaan we (doorgaans) te werk

• We nemen vooraf relevante documenten door, zoals samenvatting meerjarenstrategie, Fube & FWG inschaling secretaresses, scholingsoverzicht en alle andere documenten die door de opdrachtgever en secretaresses als relevant voor de doorlichting worden gezien.
• Deze input nemen we mee in de voorbereiding van de interviews met betrokkenen (de secretaresses, de Raad van Bestuur, leidinggevende, eventueel de bestuurssecretaris en/of andere betrokken managers). We inventariseren hun ervaringen, wensen en het potentieel.
• Daarmee gaan we naar de volgende stap, het meekijken op de werkplek naar de werkwijzen (werkprocessen, inzet en benutting digitale middelen, gebruik gezamenlijke schijf, gebruik mailboxen, hoe overdracht geregeld is etc.), de beschikbare middelen en de mogelijkheden tot verbetering die de secretaresses zelf zien.

Wat mag je verwachten als resultaat

• Concrete en praktische adviezen om te komen tot een meer efficiënte werkinrichting.
• Concrete en praktische adviezen over uniformering van werkzaamheden en uitwisselbare functies.
• Tips hoe je ingezette veranderingen kunt borgen.

Zorggroep Noordwest-Veluwe

ZNWV wilde de secretariële ondersteuning van het (regio)management optimaliseren en onderlinge vervanging garanderen waardoor continue bezetting gewaarborgd wordt. De secretaresses vroegen Ingrid en Marjoleine om dit traject te begeleiden. Het was een plezierige samenwerking!

‘Samen hebben we verbeterpunten geïnventariseerd, heldere doelstellingen geformuleerd en projectgroepen samengesteld. Elke secretaresse participeerde in meerdere projecten. Gezamenlijk zijn we aan de slag gegaan, we hebben elkaar daardoor nog beter leren kennen. Tijdens 6 plenaire sessies hebben we onder leiding van Marjoleine en Ingrid de voortgang van de projecten besproken, aanvullende informatie meegegeven en tips meegekregen. Als eindresultaat hebben we als team secretaresses een gedragen jaarplan 2018 opgeleverd met haalbare doelen. Een jaarplan waar we trots op zijn en waar we mee door kunnen!’
Hiemke Timmer, Management Assistente Raad van Bestuur bij Zorggroep Noordwest-Veluwe

Kwintes

Ik heb Ingrid leren kennen als een betrokken interim-manager die haar werkzaamheden verricht met gevoel voor de organisatiecultuur. De adviesrapporten die Ingrid schrijft, bijvoorbeeld over inrichting managementondersteuning, zijn professioneel en goed onderbouwd.
Ineke Van Hooff, lid Raad van Bestuur Kwintes