Kennismiddagen tijdens Corona

Onze ervaringen

In juli zijn we gestart met de zesde opleiding Bestuursassistent in de zorg en in september gaven we de eerste Kennismiddagen voor zorg én voor onderwijs. Daaruit blijkt dat het prima werken is binnen de 1,5 meter-opzet en de overige RIVM-maatregelen!

Wat we waarborgen tijdens al onze activiteiten:

• de groepen zijn iets kleiner
• we zitten in een ruimere zaal
• de locatie én wijzelf zien toe op handhaving van alle RIVM-maatregelen
• werkvormen en opdrachten zijn aangepast:  fijn samenwerken en sparren blijkt -ook mét 1,5 meter afstand- heel goed mogelijk!
  
  

Reizen van en naar onze locaties

Al onze locaties zijn goed bereikbaar per auto en per openbaar vervoer.

Zie de site van de NS voor de meest recente adviezen rondom veilig reizen met de trein.

Kom je naar Utrecht voor een Kennismiddag bij Aristo meeting plaza, dan vind je hier meer informatie over parkeren én over de looproute  (je hoeft maar zo’n 120 meter Hoog-Catharijne in te lopen; zowel vanaf het station als vanaf de parkeergarage ben je zó bij de locatie).

Kan ik gewoon inschrijven voor Kennismiddagen?

Jazeker, je kunt gewoon inschrijven. Mochten Kennismiddagen door aanscherping van de RIVM-maatregelen onverhoopt niet door mogen gaan, dan berekenen we geen annuleringskosten.

Wat als de Kennis(mid)dag niet door kan gaan?

Als een Kennismiddag niet door mag gaan door aanscherping van de RIVM-maatregelen kun je, indien mogelijk en gewenst, deelnemen aan een gelijksoortige of andere Kennismiddag later dit jaar, of volgend jaar. Zo niet, dan berekenen we geen annuleringskosten.

Nu óók online Kennissessies

Online, in kleine groepen kennis opdoen én delen, samen sparren! Onze vaste sprekers werken mee, zij komen ‘uit het veld’ en kennen de rol en positie van de secretaresse raad van bestuur. Vanuit Kennismiddagen zorgt een (online) moderator dat de Kennissessies soepel verlopen.

En hoewel fysieke bijeenkomsten nog steeds onze voorkeur hebben, zien we tóch uit naar de online-sessies! Wij gaan er voor, doe je mee? Je vindt de online Kennissessie gewoon in het programma 2021.

Jouw werk in corona-tijd: 3 nieuwe Kennismiddagen!

Online werken doen we inmiddels allemaal. Met drie nieuwe Kennis(mid)dagen bieden we jullie de gelegenheid voor verbetering & verdieping van deze manier van werken. Jullie zijn van harte welkom.

Online-bijeenkomsten organiseren
Open communicatie
Werken op afstand; zo hou je de regie!

Gedeelde ervaringen

Niets is meer hetzelfde sinds medio maart. In alle sectoren is de uitbraak van het corona-virus merkbaar, dus ook bij ons in zorg & onderwijs. We komen allemaal voor hete vuren te staan. Aan de ene kant best spannend ‘hoe gaan we hier met elkaar mee om’ en aan de andere kant ook zorgen ‘hoe komen we hier goed uit met elkaar’.

We bieden jullie op het tabblad hierboven (‘ervaringen delen’) graag de ruimte om ervaringen te delen, vragen te stellen en aangesloten te blijven met je netwerk van vakgenoten uit de zorg.

Werken in crisistijd

Als ondersteuners van bestuurders weten we als geen ander welke hobbels er genomen zijn en nog moeten worden genomen. We weten ook hoeveel creatieve oplossingen we zelf weten te vinden voor de dingen die we doen in de ondersteuning van de bestuurders.

Kennismiddagen biedt jullie graag een plek om ervaringen te delen, aandacht te geven aan mooie initiatieven en vragen/oproepen aan vakgenoten te stellen.

• Hoe beleef jij deze periode en hoe blijf je aangesloten bij je organisatie en collega’s als je thuis moet werken?
• Heb je mooie initiatieven voorbij zien komen, die je graag deelt?
• Tips over handige digitale middelen die ingezet kunnen worden?

We wensen jullie heel veel sterkte, pas goed op jullie zelf en tot ziens!

Marjoleine & Ingrid

Gedeelde ervaringen  

Gitta van den Heuvel, bestuursassistent – Driegasthuizengroep – Arnhem  – VVT
Tips? Ik ben zeer blij met iBabs: alle afspraken, besluiten en acties van het crisisteam hebben hier een goede plek gekregen. Dit is ook hard nodig, voor de (financiële en zorginhoudelijke) onderbouwing naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente etc., die ongetwijfeld nog met deze vraag gaan komen. 

Bestuurssecretaresse- ouderenzorg/revalidatie/dagbesteding – Veluwe
Inderdaad wat een rare wereld, al je gewone werk is niet meer en je dagen worden gevuld met andere taken.

Structuur loslaten
Ik vond het even zoeken de afgelopen periode, je moet je structuur loslaten. Bijvoorbeeld een luisterend oor zijn voor de zorgmedewerkers en een praatje maken met cliënten wordt nu ons werk. Daarnaast alles regelen m.b.t. communicatie en hulpmiddelen naar cliënten/contactpersonen en medewerkers, raad van toezicht enz. is nu belangrijk.

Ik vul mijn dagen nu met dingen doen welke op mijn pad komen, zoals filmpjes maken van leuke activiteiten, tranen drogen als een cliënt wordt uitgedragen en familie buiten bij de deur in een kring staat te wachten, bossen tulpen ontvangen en uitdelen enz.

Fysieke afstand en geestelijke verbondenheid
Het is een bijzondere tijd waarin fysieke afstand wordt gevraagd en anderzijds geestelijke verbondenheid wordt gevoeld.

Brigitte van West, bestuurssecretaresse – Gelre ziekenhuizen – Apeldoorn -ziekenhuiszorg
En toen was ineens alles anders….
Bizar hoe de wereld zo plotseling kan veranderen. Het corona-virus grijpt om zich heen. Landelijke maatregelen zorgen ervoor dat ook in ziekenhuizen – juist in ziekenhuizen – een compleet ander urgentiebesef tot stand komt. Er wordt al een aantal weken gewerkt in een structuur met een OT en een CT. Voor de bestuurders en mijn collega’s is een schema opgesteld waarin we elkaar afwisselen. We lossen elkaar af en zorgen voor elkaar.

Crisisteam
Afgelopen week heb ik de verslaglegging gedaan van de CT; een crisisteam dat dagelijks en indien nodig meerdere keren per dag, bij elkaar komt om de noodzakelijke beslissingen te nemen in het kader van het corona-virus. Het was een intensieve week. Je merkt aan alles dat iedereen in het ziekenhuis in opperste staat van paraatheid functioneert.

Prioritering wijzigt soms per dag.
Wat een paar weken geleden nog belangrijk was, is nu even niet meer van belang.

Ik besef vooral dat voor al het personeel dat directe zorg levert aan patiënten, het nog veel intensiever is. Diep respect voor al deze collega’s. Hun werk is goud waard!

Karin Geerkens, managementassistente bestuur en directie – Vincent van Gogh – Venray – geestelijke gezondheidszorg   
Enkele weken geleden leek het nog zo ver weg; het corona-virus heerste vooral in het buitenland. Rond carnaval spraken de mensen vooral over het slechte weer, de storm en regen en of een een optocht wel/niet door zou gaan. Daarna allemaal weer aan het werk, mensen komen terug van vakantie…en dan beginnen de domino-steentjes om te vallen en vallen de eerste medewerkers uit, wordt een crisisteam samengesteld (met back-up leden bij uitval) en volgen afspraken over thuiswerken, hoe te handelen bij verkoudheidsklachten etc.

Corona -telefoonnummer voor medewerkers
Speciaal in het leven geroepen voor medewerkers. Zij kunnen daar overdag met hun vragen terecht. Een medewerker van HR bemant deze lijn. Buiten deze uren om kan men met de vragen terecht bij de leidinggevende.

Effectiever vergaderen 
Vergaderingen worden (grotendeels) afgeblazen en omgezet in een digitale vergadering via Skype of teams of telefonisch. Een mooie bijkomstigheid: er wordt effectiever vergaderd en korter.

Inzet secretariaat
Het directie-/ managementsecretariaat werkt volgens schema met een persoon in de frontoffice en een collega in de backoffice. De rest werkt thuis met goede verbindingsmogelijkheden. We weten elkaar te vinden.

Hoogste doel van alle interne maatregelen is dat de dagelijkse zorg zo optimaal mogelijk blijft…samen staan we sterker!

Ellis Melissant, Bestuursassistente Zuidwester – Middelharnis – gehandicaptenzorg
Vanaf begin van de corona-uitbraak alle hens aan dek, een operatie waarin het belangrijkste woord ‘communicatie’ is. Wie doet wat, waarom en wanneer en hoe zorgen we dat iedereen aangesloten blijft. 

Notuleren met Teams of Zoom
Direct zijn er teams onderverdeeld in ’thuiswerk-teams’ en ‘kantoor-teams’ en worden alle meetings telefonisch, via Teams of Zoom gehouden. Natuurlijk gaf dat de gebruikelijke startprobleempjes maar na een aantal keer vergaderen op deze wijze, gaat het ons steeds beter af en werkt het goed. Ik schroom niet om als notuliste de deelnemers te wijzen op wat simpele regels zoals een-voor-een praten, het geluid op stil zetten als je niet praat en werken met een koptelefoon of oortjes.  Zo zorgen we er met elkaar voor dat goede verslaglegging mogelijk blijft, ook in een call met 10 personen. 

Contact met bestuurder
Contact houden met de bestuurder is hard nodig en vormt nog wel een uitdaging met zijn drukke bezigheden in deze tijden. Een call ’s ochtends vroeg of juist als het al avond is, geeft voor hem wat meer ruimte en zorgt ervoor dat ik nog steeds mijn overleggen met hem heb. Flexibiliteit is hierin het toverwoord!

Hebben jullie nog tips om de bestuurder ook in deze tijden goed te ondersteunen?

Marjoleine Kwak, Secretaresse Raad van Bestuur, Pro Senectute – Amsterdam – ouderenzorg
Voor de ondersteunende diensten van Pro Senectute begonnen we met vragen als ‘Wie kan er thuiswerken en wie moet echt op het werk aanwezig zijn?’, ‘Welke middelen zijn beschikbaar om mensen thuis te laten werken?’ en ‘Hoe regelen we de bereikbaarheid?’.

Praktische vragen
Nu komen ook de praktische -minder belangrijke- vragen naar voren zoals ‘Hoe gaan we om met vakantiedagen van medewerkers die nu op reis zijn en wellicht niet op tijd terug kunnen komen op de werkplek?’.

Aangesloten blijven
Om aangesloten te blijven met de collega’s van de ondersteunende diensten is op initiatief van de bestuurder eens per week een video-conference afgesproken. Naast bijpraten ook elkaar even zien!
Met mijn collega heb ik een paar keer per week ook video-contact en doen we o.a. de overdracht. We zien elkaar vaker nu we vanuit huis werken!!

Wil je ook je ervaringen delen mail deze dan naar [email protected], wij plaatsen je bericht dan op deze plek op de website.