Bestuurssecretariaat: 

de kracht van een team 

Werk jij met één of meer collega’s op het bestuurssecretariaat? Vaak ligt hier de kwetsbaarheid van de continuïteit, de toenemende activiteiten voor de bestuurder(s) en de veranderende positie van de secretaresse aan ten grondslag.

Welke uitdagingen en kansen geeft samenwerken? Hoe geef je de samenwerking met elkaar vorm? Je kunt denken aan een scherpe taakafbakening voor iedere secretaresse, maar tegelijk wordt wél verwacht dat je de taken van je collega meteen over kunt nemen bij afwezigheid.
Kun je aangeven dat je collega er morgen weer is en de taak dan oppakt? Of neem je de taak toch over en kom je wellicht niet (geheel) aan de taken toe die jij deze dag voor ogen had?

Tijdens deze Kennismiddag komen verschillende aspecten aan de orde die van belang zijn om als secretaresses onderling en -afhankelijk van de organisatie- samen met de bestuurssecretaris en/of bestuurder(s) af te stemmen en (harde) afspraken over te maken.

• Hoe werk je efficiënt, effectief en constructief met elkaar samen in de veranderende werkomgeving en structuren.
• Hoe voorkom je dat je teveel tijd bezig bent met overdragen (voortgangsinformatie).
• Verwachtingenmanagement; wat verwacht men van de secretaresses en wat verwachten de secretaresses van de bestuurssecretaris en/of bestuurder(s) en van elkaar?
• De grenzen van de taakafbakening.
• De digitale bereikbaarheid bepalen.
• Samen spelregels afspreken, want hoe duidelijker de afspraken, hoe eenvoudiger het is om elkaar daar op aan te spreken en aan te herinneren.

En ook: het gevoel loslaten dat je het zelf (misschien) beter kunt en controle wilt houden. Het vertrouwen hebben in en krijgen van je collega(‘s). De deelnemers en experts uit het veld gaan met elkaar in gesprek. Hoe kom je tot een slimme aanpak van het inrichten van een efficiënt, effectief en constructief secretariaat?

Jullie leren van elkaars praktijkervaringen en delen van tips en ideeën: 

• het werken met gedeelde email-accounts
  (superhandig: die categorieën met kleurtjes!)
• verantwoordelijkheid/eigenaarschap
• documenten: waar en hoe vaak opslaan/versiebeheer
• samenwerken in OneNote
• samenwerken in de Cloud
• optimaal gebruik maken van systemen die beschikbaar zijn of beschikbaar gemaakt kunnen worden (iBabs /  SharePoint / Office 365 e.d.)
• ruimte houden voor verbetering en openstaan voor ideeën
• open en transparant samenwerken.

Resultaat

Je hebt input gekregen om op jouw bestuurssecretariaat te komen tot een (nog) betere samenwerking, passend bij de organisatie en de middelen die deze beschikbaar stelt. Je realiseert je dat er altijd nieuwe ontwikkelingen zijn, die je scherp houden op de werkwijze die jouw secretariaat voorstaat.

Sprekers

Deelnemers gaan aan de slag met experts uit het vakgebied, secretaresses Raad van Bestuur met ruime ervaring als het gaat om het werken in teamverband:

Brigitte van West (Driestroom), bestuurssecretaresse (RvB & RvT ) en teamleider bestuurssecretariaat. 

Marjoleine Kwak (Pro Senectute), ondersteunt samen met een collega de RvB & RvT het managementteam en de cliëntenraad. 

Brigitte en Marjoleine delen graag hun kennis en inzicht, daar kun jij je voordeel mee doen!

Eén of meerdere secretaresses uit deze organisaties schreven zich in.

-Mijzo / Waalwijk
– St. Antonius zkh. / Nieuwegein